Hiya, hiya, hiya! Ketemu lagi sama Kang
Opel yang akhir-akhir ini punya masalah dengan timbangan yang (lagi-lagi) sulit
menurunkan angka yang tertera. Pffftt! Setiap sudah diniatkan mau olahraga
pasti terhalang banyak hal. Dulu mau olahraga kudu beli smartwatch, running
shoes, dan celana pendek. Giliran udah punya alat-alat yang dibutuhkan, eh,
kaki kena masalah dan harus dioperasi. Setelah sembuh? Yaa udah males lagi,
deh! Hehehe...
By the way, gue minta maaf banget kalo postingan
blog ini terlambat sekitar dua mingguan karena kondisi pasca operasi dan
kesibukan kantor yang tiada henti. Sekarang gue kembali lagi masih dengan topik
yang sama yaitu Road to National Congress pt.3 dengan
isi 'Tips dan Trik Lolos Seleksi Tuan Rumah Acara Nasional!'. Yeaay,
mana tepuk tangannya?! Prok... Prok... Prok...
Sedikit opini aja, sih. Nyatanya, nggak
gampang, loh buat terpilih menjadi tuan rumah acara Kongres ataupun Sarasehan
Nasional FORKOMPI. To be honest, kalian harus melawan
daerah-daerah lain yang juga berambisi untuk menjadi tempat tujuan berkumpulnya
delegasi mahasiswa dari seluruh penjuru di event terbesar Poltekkes Kemenkes
se-Indonesia ini. Apalagi acara besar ini hanya diadakan dua kali dalam
setahun. Gimana nggak rebutan?
Tapi, berhasil menjadi tuan rumah acara
nasional belum tentu berhasil menghasilkan kesan yang baik di hati semua
delegasinya. Faktanya, apapun yang terjadi sepanjang acara akan terus diingat
oleh setiap delegasi, baik ataupun buruk yang tuan rumah lakukan, pasti nggak
akan dilupa. Jelas, semua itu akan jadi pelajaran yang sangat berguna untuk
acara selanjutnya. Iya, memang tidak ada yang sempurna selama itu masih
dilakukan oleh tangan manusia, tapi kami (delegasi) tidak mencari kesempurnaan,
namun sedikit rasa nyaman, aman, tepat waktu, dan acara yang teratur bisa
menjadi nilai yang lebih untuk tuan rumah.
So, dengan pengalaman hadir SEPULUH
KALI di acara Nasional FORKOMPI (Semarang, Jakarta, Makassar,
Denpasar, Yogyakarta, Bandung, Lampung, Aceh, Bengkulu, dan Semarang) dan belum
ada yang mengalahkan rekor itu sampai hari ini, akhirnya gue merangkum beberapa
hal yang mungkin bisa kalian terapkan jika kalian ingin mencalonkan diri
sebagai Tuan Rumah dan bagaimana bersikap sebagai Tuan Rumah yang baik (di
postingan berikutnya).
Hope
you enjoy this articel, let's check this out!
1. Persiapkan Semuanya Jauh-jauh Bulan
Wait, bukan jauh-jauh hari? BUKAN! Gini,
ada banyak banget hal yang harus kalian persiapkan untuk maju sebagai calon
tuan rumah dan itu nggak cukup seminggu atau dua minggu. Contohnya? Seperti
diskusi dengan seluruh civitas akademik di internal masing-masing kampus,
gambaran teknis pelaksanaan, perkiraan jarak penginapan - kampus, ketersediaan
SDM, perkiraan biaya registrasi, fasilitas dan lain sebagainya yang akan
dijadikan draft untuk disampaikan secara JELAS di Kongres Nasional.
 |
| Sarasehan Nasional Lampung 2016 (Doc. Pribadi) |
Gengs, kalo kalian pikir apa yang
disampaikan di Kongres itu hanyalah gambaran kasar kegiatan, itu salah. Yang
tepat apa? Yaa, yang kalian promosikan di Kongres itu adalah draft proposal
dengan konsep acara yang matang namun masih terbuka untuk didiskusikan. Ngerti
nggak? Nggak? Intinya, yang harus kalian siapkan untuk promosi di Kongres itu
sama seperti yang harus disiapkan oleh Tuan Rumah pada umumnya. Harus mantap,
jelas, dan nggak mentah! Oleh karena itu, semua harus disiapkan jauh-jauh
bulan. Jika kalian asal-asalan memasukkan konsep dan kenyataannya nggak sesuai
dengan apa yang dipromosikan di awal, artinya kalian tidak konsisten dengan
kesepakatan di awal.
2. Pastikan Ada Penunjang Dana/ Fasilitas
Bro, nggak jarang dana yang harus keluar
di acara besar ini totalnya mencapai diatas seratus juta rupiah.
Delegasi nggak mau tahu kalian dapat uang itu dari mana. Mereka cuma mau
pelayanan yang sesuai dengan harga yang mereka bayar. Jadi, kalian harus
menyiasati semua hal itu dengan mencari sponsor, mengalokasikan dana DIPA, fund
rising, atau mengandalkan dana internal organisasi kalian sendiri. Bebas!
Semampunya kalian saja. Yang penting terpenuhi.
Selain soal dana, kalian boleh banget
menjalin kerjasama dengan pemerintah setempat. Seperti yang dilakukan beberapa
tuan rumah belakangan ini. Ada yang mengundang gubernur, walikota, bahkan
sampai diizinkan memakai fasilitas mereka. Enak? Banget! Intinya, usahakan
semaksimal mungkin ada yang bisa kalian dapatkan dari mereka. Yakin nggak mau
bantu? Skala nasional, loh!
 |
| Kongres Naisonal Aceh 2016 (Doc. Pribadi) |
Jika sudah, sampaikan itu kepada Nusantara
bahwa kalian memiliki rekanan sponsor dan didukung oleh pemerintah setempat.
Sungguh, itu menjadi nilai yang sangat plus karena bisa bertemu dengan pejabat
yang cukup berpengaruh atau diizinkan menggunakan fasilitas mereka
(hitung-hitung sebagai bentuk pengembangan potensi wisata di daerah tersebut),
atau bisa juga perwakilan dari pejabat daerah tersebut yang membuka acara
nasional ini. What an honor!
3. Usahakan Sudah Paham dengan Isi Kegiatannya!
Jadi gini, kebanyakan orang-orang yang
pingin Poltekkes-nya jadi tuan rumah adalah senior-senior yang sudah tingkat 3
yang sebentar lagi bakal demisioner dan wisuda dari kampusnya. Jadi harapan itu
dibebankan kepada adik-adiknya. Pertanyaannya adalah, sudahkan kalian didik dan
kalian ikutsertakan adik-adik kalian ke acara nasional itu secara langsung
wahai para senior yang budiman?
Jangan cuma ngambil enaknya aja sambil
berkoar-koar "dulu saya yang inisiasi" atau "aku loh yang
menangin poltekkes kita jadi tuan rumah". Jangan begitu! Dibimbing itu
adik-adik kalian. Ajak mereka dari awal buat pergi ke nasional dan melihat
secara langsung kegiatan di sana. Jangan kamu malah pulang-pulang langsung
ngelempar amanah seenak jidat terus menghilang dengan alasan 'mau fokus karena
udah tingkat tiga.' Halah! Tipu kamu, Maz!
 |
| Kongres Nasional Bandung 2015 (Doc. Pribadi) |
Menyiasati ketidaktahuan panitia akan
acara tersebut, bisa diakali dengan menjadi delegasi sebelumnya yang
sudah pernah mengikuti kegiatan nasional sebagai Ketua Pelaksana/ Ketua
Acara Nasional tersebut. Jangan mau enak aja, pergi kesana kemari tapi giliran
Poltekkes-nya jadi Tuan Rumah dia malah kabur! Padahal dia yang paling mengerti
karena pernah hadir langsung di kegiatan itu. Selain itu, berdayakan seluruh
senior dan alumni yang juga pernah datang ke nasional. Wajib. Tolong
diperhatikan, ya!
Jika sudah paham, ketika promosi di depan
Nusantara nanti adik-adiknya nggak akan bingung jika mendapat pertanyaan dari
rekan-rekan delegasi yang lain. Soal teknis, meskipun tentative namun wajib
menguasi, termasuk konsep acara dan semua hal yang ada di dalamnya. Oke?
Pokoknya yang menyampaikan harus sudah mengerti lahir dan bathin.
4. Perhatikan Batas Maksimal Biaya Registrasi!
Dulu, ada tuan rumah yang menetapkan biaya
registrasi hampir satu juta rupiah. Kemudian dengan banyak pertimbangan, saya
mengambil langkah untuk menentukan batas maksimal biaya registrasi tersebut,
menjadi berkisar Rp. 800.000,- hingga Rp. 850.000,-. Tidak kurang
dan tidak lebih. Namun ternyata, masih ada beberapa Tuan Rumah yang 'bandel'
menerapkan biaya registrasi diatas angka tersebut.
Sebenarnya alasan utama Tuan Rumah
menetapkan biaya setinggi itu karena 'disini semua mahal' atau 'sudah dicari
alternatif tapi nggak ada yang murah' atau 'malu kalo ngasih yang murah-murah
ke delegasi.' Oalah, jadi karena gengsi atau apa? Atau dipaksa Rektorat harus
ngasih yang mahal-mahal apa gimana?
Jadi, perlu diingat ya teman-teman, kita
ini mau BEMUSYAWARAH BUKAN BERWISATA. Hal ini sudah menjadi
fokus para 'Jas Merah' (Purna Sekretaris Jenderal dan Wakil Sekretaris Jenderal
seluruh periode) sebenarnya. Ini 'jalan-jalan berkedok musyawarah' atau
bagaimana? Yang bikin mahal itu biasanya apa? hotel? Yaa, kenapa harus hotel?
Kalo ada alternatif wisma atau guest house, lebih baik pilih itu dibanding
hotel. Toh, delegasi juga bakal jarang tidur karena waktu mereka habis buat
begadang di ruang sidang.
Contoh saja Denpasar ketika menjadi tuan
rumah Kongres Nasional Denpasar 2014. Mereka menyewa hotel murah dengan ukuran
kamar yang nggak seberapa untuk diisi empat orang delegasi (idealnya dua)
dengan harga Rp. 100.000,- /malam. See? Itu Bali, loh! Satu kamar bisa diisi
beberapa orang, asal kita bisa koordinasi dulu dengan pihak penginapan. Ini
soal seberapa mau si panitia itu menyiasati semua kemungkinan yang ada. Enggak
berdasar gengsi semata! Yaa, lain cerita kalo memang sudah tidak ada pilihan lagi, ya. Delegasi
memang senang-senang aja dikaish penginapan bagus, tapi belum tentu pandangan
orang lain.
 |
| Kongres Nasional Denpasar 2014 (Doc. Pribadi) |
Selain itu tempat
wisata nggak perlu yang mewah-mewah dengan biaya masuk yang mahal. Dan nggak
harus juga dilakukan seharian penuh. Buat apa, sih? Kecuali wisatanya sambil
edukasi atau pengabdian masyarakat. Kalo Cuma sambil jalan-jalan kayaknya nggak
etis di tempat yang terlalu bagus sampai berjam-jam perjalanan. Esensi acara
Kongres dan Sarasehan Nasional bukan seperti itu. Jangan sampai menomorduakan
agenda utama, apalagi sampai men-cut acara utama (sidang, dll) dengan
jalan-jalan. TER-LA-LU!
5. Sampaikan dengan Media yang Menarik!
Jika semua persiapan
yang dilakukan sudah tertera di dalam draft, sekarang saatnya untuk
mempromosikan itu ke depan Nusantara. Tipsnya gimana? Gampang! Gunakan video
interaktif yang menarik, jangan PPT belaka. Usahakan memuat profile kampus,
sarana dan prasarana yang ada sampai profil tentang daerah yang dipromosikan!
Gunakan juga tagline
kota tersebut, oleh-oleh dan budaya khas yang ada di sana Bagus di visual,
harus bagus juga di audio. Pilih speaker
terbaik untuk mempromosikan daerah kalian. Yaa, jangan malah delegasi yang
terbata-bata, pemalu, apalagi tremor yang kalian suruh maju. Fatal! BIG NO!
Sampaikan dengan
tegas, yakin, dan katakan segala macam KEUNTUNGAN
yang bisa mereka dapatkan dan rasakan selama berada di kota kalian. Tunjukkan
juga keramahan para panitia (anggota organisasi) melalui video tersebut.
Sudah semua tips dan
trik yang harus dilakukan agar lolos seleksi Tuan Rumah Kongres atau Sarasehan
Nasional FORKOMPI. Sisanya tinggal berdoa. Semoga berhasil!
 |
| Sarasehan Nasional Yogyakarta 2015 (Doc. Pribadi) |
XOXO
No comments:
Post a Comment